نرم افزار اتوماسيون اداري

اتوماسیون اداری پدیده بر اساس ضوابط و ویژگیهای بخشنامه شماره 159536/1903 مورخ 21/8/82 کمسیون تخصصی اتوماسیون نظام اداری  وابسطه به شورای عالی اطلاع رسانی طراحی و تولید شده است.

 

با استفاده از امکانات برنامه و تنظیمات مربوط به Routing کامپیوتر Server  ، دسترسی به بانک اطلاعاتی برنامه از راه دور و از طریق خط تلفن امکان پذیر است.

 

امنیت فایل ها ( نامه ها )ی ثبت شده , سادگی استفاده از برنامه و کاربردی بودن برنامه جزو اولویت های بالا و نقاط قوت برنامه می باشد.

 

تمامي فايل هاي ثبت شده در برنامه اعم از امضاي ديجيتالي , نامه هاي اسکن شده , فايل هاي ورد و .... در سيستم توسط الگوریتمی کد گذاری و به فایل باینری با حجمی در حد چند کیلو بایت تبدیل و سپس در بانک اطلاعاتی ذخیره می شود . بر اين اساس ترانسفر اطلاعات با سرعت بالا انجام می گیرد , حجم بانک اطلاعاتی کم و امکان دسترسي به فايل ها فقط در برنامه و با دسترسي مشخص شده افراد امکان پذير خواهد بود .

 

ارتباط برنامه با نرم افزار های ACD See, Media Player, Auto CAT, Adobe Acrobat, Microsoft word, ....

 برقرار می باشد.

 

از جمله ویژگیهای برنامه اتوماسیون اداری پدیده  امکان دریافت 4 فایل ضمیمه  (پیوست) با فرمت های مختلف برای نامه های ثبت شده و مکاتبات داخلی می باشد.

 

 

برنامه اتوماسیون اداری شامل  آیتم های زیر می باشد:

 بخش تنظیمات برنامه :

1. چارت سازمانی:

·  تعریف چارت سازمانی

·  تعریف واحدها

·  تعریف کاربران و حق دسترسی آنها

·  تعریف امضای دیجیتالی برای کاربر

2. تعریف مشخصات سازمان

3. رویت وضعیت کاربران اتصال کاربران

4. تعريف الگوهاي فايل هاي MsWord  در برنامه و قابليت استفاده براي کارتابل تمام کاربران

5. تعريف فايل هاي اسکن شده و قابليت استفاده براي کارتابل تمام کاربران

6. دفترچه تلفن : امکان حذف و اضافه مشخصات سازمان ها , شرکت ها , اشخاص

7. تعریف موضوع نامه ها

8. فرم نامه ها:

·  تعریف پیش شماره

·  تعریف فرم نامه ها

·  تعریف نوع نامه ها

·  تعریف اولویت نامه ها

9. تعریف پوشه های بایگانی جهت دسته بندی اسناد و نامه های ذخیره شده

 

 

---

 

بخش دبیرخانه:

1. ثبت و بایگانی نامه های وارده:

·  ثبت مشخصات نامه شامل : پيش شماره – شماره انديکاتور – تاريخ ثبت – پيرو نامه – شماره نامه وارده و تاريخ نامه وارده تا 4 سطح – کد فرستنده و نام فرستنده – کد تحويل دهنده و نام تحويل دهنده – کد موضوع و نام موضوع – ارجاع به – پيوست – نوع پيوست – فرم نامه – نوع نامه – اولويت نامه – فيزيک نامه – توضيحات و شماره بايگاني و پوشه های بایگانی

 

·  سابقه نامه هاي وارده

·  لينک با نامه به شماره پيرو

·  تحويل رسيد ثبت نامه

·  امکان دريافت نامه از اسکنر  با فرمت Acrobat یا تصویر قابل ویرایش

·  امکان دريافت از فکس

·  امکان دريافت  4 فایل  ضمیمه با فرمت هاي مختلف

·  امکان ارجاع بدون محدوديت نامه به کارتابل کاربران

·  جستجو با شماره انديکاتور

·  انتخاب صادره بر وارده

·  انتخاب کليد هاي ميانبر

·  ثبت بایگانی با عنوان و شماره بایگانی

 

2. ثبت و بایگانی نامه های صادره:

ثبت مشخصات نامه شامل :پيش شماره – شماره انديکاتور – تاريخ ثبت – پيرو نامه – کد اقدام کننده و نام اقدام کننده –کد امضا کننده و نام امضا کننده -  کد گيرنده و نام گيرنده – کد موضوع و نام موضوع – ارجاع به – رونوشت به -  پيوست – نوع پيوست – فرم نامه – نوع نامه – اولويت نامه – فيزيک نامه – توضيحات و شماره بايگاني

 

·  امکان چاپ فايل ضميمه نامه

·  امکان دريافت نامه از اسکنر  با فرمت Acrobat  یا تصویر قابل ویرایش

·  امکان دريافت  4 فایل  ضمیمه با فرمت هاي مختلف

·  امکان درج شماره انديکاتور و تاريخ نامه در چاپ

·  لينک به نامه پيرو

·  جستجو با شماره انديکاتور

·  کليد هاي ميانبر

·  صندوق نامه هاي ارسالي از کارتابل کاربران – دریافت نامه ارسالی از کارتابل کاربران

·  رونوشت بدون محدوديت

·  ثبت بایگانی با عنوان و شماره بایگانی

 

3. مینوت:  دريافت نامه هاي ارسالي از کارتابل کاربران , برای تصحيح و يا تعويض فايل ضمیمه و ارسال به کارتابل ارجاع دهنده یا به دبیرخانه جهت ثبت و بایگانی.

 

---

 

بخش گزارش:

1. گزارش بایگانی:

·  امکان محدود کردن جستجو در محدوده زماني

·  جستجو بر اساس عنوان پوشه های بایگانی

·  امکان چاپ نتيجه جستجو

 

2. گزارش دبیرخانه:

·  جستجو با شماره انديکاتور

·  امکان محدود کردن جستجو در محدوده زماني

·  امکان محدود کردن جستجو با محدوده شماره انديکاتور

·  امکان جستجو با انتخاب هرآيتم از آيتم هاي ثبت شده در دبيرخانه (پيش شماره – شماره انديکاتور – تاريخ ثبت – پيرو نامه – شماره نامه وارده و تاريخ نامه وارده تا 4 سطح – کد فرستنده و نام فرستنده – کد تحويل دهنده و نام تحويل دهنده – کد موضوع و نام موضوع – ارجاع به – پيوست – نوع پيوست – فرم نامه – نوع نامه – اولويت نامه – فيزيک نامه – توضيحات و شماره بايگاني)

·  امکان چاپ نتيجه جستجو

·  امکان چاپ نتيجه جستجو با ريز گردش اداري نامه براي هر شماره نامه

·  گزارش تغيير متن نامه در هر گردش ( هر کارتابل )

·  Report Generatorچاپ انتخابي – نتخاب هر آيتم از آيتم هاي ثبت شده در دبيرخانه و امکان تغيير فضاي نمايش هر فيلد

 

 

3. گزارش گردش نامه ها:

·  امکان محدود کردن جستجو با بازه زماني

·  امکان محدود کردن جستجو با شماره انديکاتور

·  گزارش گردش اداري براي هر کاربر با عناوين:

دريافت کننده نامه :نامه هاي دريافتي از دبيرخانه به عنوان ارجاع - وارده

دريافت کننده نامه : نامه هاي دريافتي از دبيرخانه به عنوان رونوشت - صادره

دريافت کننده نامه : نامه هاي دريافتي از کارتابل کاربران

اقدام کننده نامه

تعريف نامه جديد

·  چاپ نامه

·  گزارش گردش نامه

·  گزارش جزيات ثبت نامه

·  گزارش تغيير متن نامه در هر گردش ( هر کارتابل )

 

---

 

بخش کارتابل:

1.  نامه های رسمی – مینوت :

·  پیام هشدار توسط سیستم برای نامه های جدید

·  نمایش ليست نامه هاي موجود در کارتابل

·  مشخص بودن نامه هاي رويت شده , رويت نشده , پاراف شده و جواب داده نشده از يکديگر

·  امکان رويت جزيات ثبت هر نامه

·  امکان تنظیم و انتخاب فیلدهای نمایشی و اندازه آنها در کارتابل توسط کاربر

·  امکان رويت گردش اداري هر نامه

·  امکان استفاده از قلم نوري براي پاراف

·  امکان پي نوشت براي نامه ها

·  امکان انتخاب فونت و رنگ براي پاراف

·  امکان درج امضای دیجیتالی در فایل نامه های اسکن شده

·  امکان تعويض متن نامه

·  امکان استفاده از الگوهاي تعريف شده MsWord براي کارتابل

·  امکان ارسال نامه به مينوت دبیرخانه جهت اصلاح و ويرايش

·  امکان ارجاع به کارتابل کاربران ديگر

·  امکان تعیین محدوده زمانی برای جواب دادن یک نامه

·  امکان ارسال به صندوق پستي دبيرخانه جهت ثبت نامه صادره

·  امکان بايگاني شخصي

 

2.  تعریف نامه:

·  دريافت فايل نامه از فکس , اسکنر , MSWord و هر فرمتي

·  امکان استفاده از الگوهاي تعريف شده MsWord براي کارتابل

·  امکان استفاده از فایل های دریافت شده از اسکنر

·  امکان دريافت  4 فایل  ضمیمه با فرمت هاي مختلف

·  امکان انتخاب موضوع با کد

·  امکان ارسال به مينوت جهت پيشنويس , اصلاح و يا فرمت بندي

·  امکان ارسال به کارتابل کاربران ديگر

·  امکان تعیین محدوده زمانی برای جواب دادن یک نامه

·  امکان ارسال به صندوق پستي دبيرخانه جهت ثبت ناه صادره

 

3.  تعریف عنوان پوشه های بایگانی شخصی

4.  بایگانی نامه ها

5.  بایگانی مینوت

6.  بایگانی تعریف نامه

 

 

---

بخش پیام های شخصی , اداری:

 

1.  صندوق پیام ها:

·  پیام هشدار توسط سیستم برای پیام جدید

·  ديدن پيام هاي وارده

·  ایجاد پیام شخصی

·  امکان ضميمه کردن فايل با هر فرمتي

·  امکان انتخاب رنگ , فونت و سايز متن پيام

·  امکان ارسال همزمان پيام به چند کاربر

 

2.  پیغام های ارسالی : رویت پیاه های ارسال شده توسط کاربر

 

---

 

بخش تنظیمات شخصی:

1.رنگ فرم ها

2. کد امنیتی ورود به برنامه , امضای دیجیتالی , پیام های شخصی

3. امکان فعال یا غیر فعال کردن پیام هشدار سیستم

 

اهداف

ايجاد تحول در نظام اداري و خدمت رساني. حذف مكاتبات كاغذي و انجام آن بصورت مكاتبات الكترونيكي (paperless). حذف بايگاني هاي كاغذي و ايجاد بايگاني الكترونيكي. حذف كارتابل مديران و جايگزيني كاتابل الكترونيكي. حذف نامه رسانها و تبادل الكترونيكي نامه. افزايش سرعت پاسخگويي به ارباب رجوع. كاهش چشمگير هزينه ها. ارتقاء فرهنگ كار با كامپيوتر توسط كاركنان. امكان تبادل نامه هاي الكترونيكي با ساير ادارات خارج از مجموعه صنعت نفت.

قابليتهاي سيستم مكاتبات الكترونيك E-org مشخصات فني و امكانات موجود در نرم افزار سازمان الكترونيك E-org

الف:مشخصات فني

• طراحي وتوليد مبتني بر متدلوژيRUP و محيط توسعه اي Net framework. است. 

•  زبان برنامه نويسي سيستم #Microsoft .Net C مي باشد. 

•   معماري سيستم به صورت سه لايه اي طراحي شده است. 

• دسترسي به سيستم از طريقWeb Page و يا Widows Form به صورت همزمان. 

• استفاده از Asp.Net براي سيستم Web-Based. 

• استفاده از سرويسهاي Remoting وWeb Service براي دسترسي به سرويسها Application Server.

• استفاده از ADO.Net براي دسترسي به بانك اطلاعاتي. 

• پشتيباني از Thin Client. 

•  سيستم عامل سرور در لايه Application و Web ويندوز روايت AdvanceServer2000 ياMS Windows2003 Enterprise و لايهDatabase مي تواند لينوكس يا ويندوز باشد. سيستم عامل ايستگاه هاي كاري نيز Windows XP مي باشد. 

ب:امكانات عمومي سيستم

• ميز كار الكترونيكي 

• سيستم پيام رساني(Mailing)

•  زير سيستم كارپوشه 

• امكان ارسال و دريافت پيام هاي داخلي. 

• امكان ارسال براي ليست توزيع. 

• امكان درج يادآوري بر روي پيام ها و نامه هاي دريافتي. 

• امكان تعريف پرونده هاي شخصي و عمومي. 

• امكان به اشتراك گذاري تمامي و يا بخشي از كارپوشه به يك كاربري ديگر. 

• امكان تعريف سطوح دسترسي بر روي پوشه هاي مختلف. 

• امكان ارجاع پيام ها و يا نامه ها به صورت رونوشت پنهان و آشكار. 

• امكان مشاهده و ارجاع كليه اقلام وارده به كارپوشه يك فرد از قبيل پيام ها و نامه ها به صورت يكپارچه. 

• امكان جستجو بر روي پوشه ها. 

• امكان قرار دادن يادآوري بر روي عناصر كارپوشه. 

• پشتيباني از قلم نوري جهت ارجاع پيام يا نامه. 

• مولفه هشدار دهنده خودكار:اين مولفه كاربر را از آخرين وضعيت كارپوشه مطلع مي نمايد.با استفاده از اين مولفه كاربر مي تواند به محض دريافت پيام جديد و يا سر رسيد يك يادآوري از وجود آن مطلع شود. 

• زير سيستم گزارش ساز پويا - مديريت گزارشات 

• تعريف موجوديت ها 

• تعريف گزارشها 

• ارسال گزارشها به كارپوشه كاربران. 

• زير سيستم رويدادنگاري 

• زير سيستم مكاتبات 

• ثبت مشخصات و تصوير برداري نامه.

• اصلاح مشخصات نامه. 

• ثبت ارجاع نامه . 

• ثبت نامه با شماره آزاد. 

• نمايه سازي نامه.

•  امكان ثبت مرحله اي يك نامه. 

• امكان طبقه بندي و بايگاني نامه ها. 

• چرخه توليد و پاراف نامه صادره .

• پشتيباني از دبيرخانه هاي متعدد در يك سازمان به صورت يكپارچه.

•  امكان ثبت مرحله اي يك نامه ها. 

• امكان خصوصي سازي مراحل ثبت يك نامه. 

• امكان ارسال و دريافت مكاتبات از طريق نمابر ( Fax ). 

• پشتيباني از استاندارد تبادل الكترونيكي مكاتبات ( ECE ) ارائه شده توسط انجمن شركت هاي انفورماتيك ايران.

• زير سيستم مديريت سازمان و مديريت واحد هاي ثبت

• امكان تعريف ساختار سازماني داخلي و خارجي.

• امكان تعريف اشخاص سازماني سازماني و غير سازماني. 

• امكان تعريف كاربران. 

• امكان تعريف ليستهاي توزيع و امنيتي.

• امكان تعريف طبقه بندي موضوعي.

• امكان تعريف واحدهاي ثبت مختلف.

• امكان تعريف دفاتر ثبت( انديكاتور ) مختلف.

• امكان خصوصي سازي مراحل ثبت يك نامه

واحدهای تحت پوشش

در حال حاضر اکثر معاونت ها، ادارات و  واحدهای مختلف در ستاد وزارت نفت و شرکت ملی نفت ايران كه به شرح زير مي باشند تحت پوشش خدمات اين گروه قرار گرفته اند. دفترمديرعامل شركت ملي نفت هيأت مديره شركت ملي نفت دفتر مشاور مديرعامل امور مجامع شركتهاي فرعي قائم مقام مدير عامل در امور توليد و بهره برداري اداره كل بازرسي و رسيدگي به شكايات وزارت نفت دفتر وزارتي دفتر محرمانه وزير سازمان حراست وزارت نفت حراست شركت ملي نفت ( ارتباط با حراستهاي شركتهاي تابعه ) دفتر محرمانه مديرعامل شركت نفت روابط عمومي وزارت نفت روابط عمومي شركت ملي نفت حسابرسي داخلي شركت ملي نفت دفتر هماهنگي  هيأتهاي رسيدگي به تخلفات اداري كارمندان  وزارت نفت دفتر هيأت تجديد نظر رسيدگي به تخلفات اداري كارمندان وزارت نفت(شعبه 1) دفتر مديريت امور مالي دفتر معاونت مدير امور مالي تدوين روشها و مقررات مالي اداره بودجه و كنترل هزينه ها امور مالي قراردادها حسابداري مركزي دفتر مديريت توسعه منابع انساني شركت ملي نفت دفتر معاون مدير در امور اداري شركت ملي نفت دفتر معاون مدير در بهبود و توسعه منابع انساني دفتر معاون مدير در خدمات اجتماعي و رفاهي اداره تأمين نيروي انساني اداره طرح و برنامه ريزي نيروي انساني اداره روابط كار و مددكاري اجتماعي امور كاركنان شركت ملي نفت خدمات مشاوره ايي صنعت نفت ارزشيابي اسناد و مدارك پژوهش و مطالعات منابع انساني خدمات اعتباري و امور بيمه اي آموزش مركزي خدمات رفاهي اجتماعي خدمات پشتيباني نقليه ادارات مركزي خدمات فني و تخصصي امور ورزش اداره طرحها و هماهنگي مقررات اداري و استخدامي سيستمهاي اطلاعات مديريت توسعه منابع انساني امور حقوقي شركت ملي نفت معاونت توسعه منابع انساني و پژوهش وزارت نفت اداره كل امور آموزشي و نيروي انساني اداره كل توسعه مديريت و تحول اداري تدوين و هماهنگي مقررات اداري و استخدامي اداره كل كارآفريني و اشتغال اداره كل پژوهش معاونت امور حقوقي و مجلس وزارت نفت امور بيع متقابل گازرساني هيئت بدوي رسيدگي به تخلفات اداري كارمندان شركت ملي نفت امور بين الملل امور اپك دفتر مشاور وزير در امور اپك معاونت بين الملل بسيج وزارت نفت بسيج شركت ملي نفت شركت توسعه پترو ايران اداره كل نظارت بر صادرات و مبادلات مواد نفتي وزارت نفت مديريت نظارت بر توليد نفت و گاز   سازمان بهداشت و درمان صنعت نفت بيمارستان مركزي صنعت نفت اداره صندوقهاي باز نشستگي و رفاه كاركنان صنعت نفت اداره كل پشتيباني ستاد وزارت نفت امور كاركنان ستاد وزارت نفت امور مالي ستاد وزارت نفت هماهنگي امور حمل و نقل خدمات و هماهنگي ستادها مجري طرح كمك به عمران مناطق و جزاير نفتي معاونت برنامه ريزي و منابع هيدروكربوري وزارت نفت مديريت برنامه ريزي تلفيقي شركت ملي نفت شركت نفت مناطق مركزي ايران اداره كل تشريفات وزارت نفت كميسيون مناقصات شركت ملي نفت اداره كل حسابرسي و امور مجامع معاونت وزير در امور اشتغال شركت ملي صادرات گاز ايران اداره كل ورزش وزارت نفت ايمني، بهداشت محيط زيست وزارت نفت ( HSE ) ايمني، بهداشت محيط زيست شركت ملي نفت ( HSE ) مهندسي ساختار شركت ملي نفت دفتر هيأت تجديد نظر رسيدگي به تخلفات اداري كارمندان وزارت نفت(شعبه 2) واحد پروژه كارت هوشمند سوخت مشاوران جوان وزير مشاور جوان وزير در امور بانوان مديريت طرح جامع سيستم مكانيزه شركت هليكوپتري ايران رمز محرمانه دفتر مديرعامل شركت توسعه پترو ايران رمز محرمانه دفتر مديرعامل شركت نفت مناطق مركزي ايران فناوري ارتباطات و اطلاعات شركت ملي نفت ايران

1- طراحی یکپارچه سیستم

2- نگهداری نامحدود اطلاعات

3- امکانات ONLINE

4- امکان کنترل نحوه دسترسی به سیستم

5- به روز بودن اطلاعات

6- عدم مغایرت در اطلاعات

7- دسترسی به اطلاعات سایر سیستم‌ها توسط یک سیستم

8- عدم تبادل اطلاعات به صورت دستی بین سیستم‌ها

9- امکان بازیابی و ثبت اطلاعات درجه اول سایر سیستم‌ها با استفاده ازFUNTION ها

 

ویژگیهای سیستم مالی:

1- امکان تعریف سال مالی، انواع سند قابل صدور، صادرکنندگان سند، تعریف سلسله مراتبی کدهای حسابها از سطح گروه حسابها تا سطح معین، تعریف مستقل حسابهای تفضیلی و تعریف انواع حسابهای تفضیلی.

2- صدور سند به دو صورت از طریق فرم و FUNTION امکان پذیر است. سایر سیستمهای مکانیزه مانند حقوق و دستمزد، اموال با استفاده از FUNTION سند صادر می‌نمایند.

3- امکان  معرفی حسابهای(کل و معین) بدهکار و بستانکار انواع فعالیتهای مختلف سازمان که در صدور سند از آنها استفاده می‌شود، وجود دارد(معرفی کد تشخیص حساب یا کد عملیات). تعریف این کدها برای کاربران به هنگام صدور اسناد سهولت به ارمغان آورده و حسابداران می‌توانند تنها با انتخاب یک کد در هر ردیف سند (برای سندهای دستی) اقدام به صدور سند نمایند. همچنین سیستمهای دیگر مانند سیستم تنخواه برای معرفی حسابهای مربوطه که در صدور اسناد تنخواه مورد استفاده می‌باشد از کد عملیات مالی استفاده می‌نماید. بزرگترین مزیت تعریف عملیات مالی به صورت متمرکز عبارتند است از:

• با تغییر سرفصل حسابها زیر سیستمها دچار تغییر نمی‌گردند. این تغییرات اتوماتیک در کلیه سیستمهای مالی منتشر می‌گردد.
• با تعریف عملیات جدید در سازمان کد عملیات مربوطه نیز تعریف می‌گردد.سیستمهای مالی نیازی به تغییر ندارد.

4-  امکان تغییر کدینگ حسابها (تبدیل کدینگ موجود به کدینگ جدید) و صدور سند تبدیل حساب.

5- سندهای صادر شده دارای سه مرحله ”پیش‌نویس “، ”سند موقت“، ”سند دایمی“ می‌باشند.

خود پیش‌نویس می‌تواند وضعیتهای ”تنظیم“، ”تأئید“، و یا ”عودت“ داشته باشد.“تأئید“ پیش‌نویس به شرط بالانس بودن ردیفهای سند می‌باشد. امکان اصلاح پیش‌نویس و سند موقت دیده شده است. امکان حذف منطقی اسناد نیز در مراحل غیر دایمی میسر می‌باشد.

6- امکان ضمیمه کردن (ثبت و نگهداری) مدارک مثبته همراه سند وجود دارد.

7- امکان دسته‌بندی اسناد به واقعی و مجازی  میسر می‌باشد و گزارشات را می‌توان بر این اساس اخذ نمود. (اسناد مجازی برای طبقه‌بندی حسابها یا اصلاح حسابهای خلاف ماهیت به کار می‌روند.)

8-  امکان صدور اسناد طبقه‌بندی و خلاف ماهیت به صورت اتوماتیک با تعیین حساب تعدیل شونده در سیستم موجود می‌باشد.

9- صدور اتوماتیک سند افتتاحیه، اسناد عکس طبقه‌بندی و خلاف ماهیت در ابتدای سال (در صورت تمایل کاربر)

10- تهیه مکانیزه صورتهای مالی، نسبت و یادداشتهای مالی دیده شده است. این عمل با یک بار تعریف عملیات محاسبه آنها، قابل استفاده است.

11- امکان جستجوی اسناد بر اساس مبلغ ردیف سند، بخشی از شرح ردیف سند، کد کل، معین، تفصیلی یا ترکیبی از سه کد نامبرده موجود است.

12- امکان اخذ انواع گزارشات متنوع اعم از دفاتر، ترازها، صورتهای مالی، گزارشات سنواتی، روکش اسناد، وضعیت اسناد از نظر مراحل تنظیم، فعال یا غیر فعال بودن، بر اساس سرفصلهای مختلف از اسناد می‌باشد.

13- امکان تهیه گزارشهای تودرتو وجود دارد.

14- امکان نگهداری اطلاعات 10 سال دفترداری وجود دارد.

15- امکان تهیه صورتهالی مالی سال گذشته که نیاز به اصلاح دارند وجود دارد.

 

سیستم دریافت و پرداخت

عملیات مختلف دریافت، پرداخت، انتقال وجوه بین بانک، اعلامیه‌های برداشت و واریزها، تسهیلات دریافتی، صورتحسابهای بانکهای مختلف، صورت مغایرت بانکی (به صورت دستی و مکانیزه) تسعیر نرخ ارز در پایان هر دوره مالی (سال مالی) وصدور پیش‌نویس سندهای دفترداری روی انواع مختلف عملیات(دریافت، اصلاحیه دریافت، انواع گردش اوراق بهادار به تفکیک نوع گردش، پرداخت، اصلاحیه پرداخت‌،انتقال وجوه، برداشت و واریز) وتهیه گزارشات متنوع در این سیستم دیده شده است.

1- امکان  تشخیص حساب مکانیزه

2- امکان کنترل نمونه امضا مراجعه کننده و شماره حساب مربوط به آنها با چک دریافتی

3- ثبت و آرشیو سوابق از کلیه گردشهای مختلف چک اعم از واگذاری به بانک، ثبت وصولی، ثبت اسناد برگشتی و ...

4- امکان چاپ روی چکهای مختلف مربوط به بانکهای مختلف و انواع فرمهای واگذاری مربوط به بانکهای مختلف

5- امکان ثبت و نگهداری دریافت و پرداخت به صورتهای مختلف مثل وجه نقد، اوراق بهادار تضمینی (با دریافت تضمین) و غیر تضمینی و همچنین دریافتهای فیش واریزی و حواله از واحدهای مختلف

6- پرداخت چک از محل چکهای دریافت شده نزد شرکت

7- پرداخت اوراق بهادار سررسیددار (بلند مدت) و به روزآوری موجودی حسابها هنگام سررسید.

8- امکان اصلاح دستور دریافت و دستور پرداخت (حتی با وجود سند دفترداری مربوطه) در موارد تغییر تفصیلی، موارد طبقه‌بندی، مبلغ، مشخصات اوراق بهادار، سررسید، محل پرداخت (برای دستور پرداخت)، تشخیص حسابها (کدهای حساب) و شماره ضمانت‌نامه (برای دستور پرداخت)

9- امکان ابطال درخواست و یا دستور پرداخت

10- امکان ثبت اطلاعات اعلامیه‌های بانکها

11- امکان گزارش همزمان از مغایرتهای موجود در اسناد و حسابداری و اقلام باز صورتحساب

12- امکان تهیه گزارشات بسیار متنوع و کارآمد و مدیریتی از کلیه عملیاتها مثل دریافت و پرداخت و گردش اوراق بهادار و اعلامیه برداشت و واریز و صورت مغایرت

13- امکان تهیه صورت گردش وضعیت نقدینگی هم به صورت سالانه و هم ماهانه جهت برنامه‌ریزی بودجه

14- تهیه گزارش از فعالیتهایی که هنوز سند آنها در دفترداری صادر نشده می‌باشد.

 

سیستم حقوق و دستمزد

سیستم حقوق و دستمزد شامل عملیات مالی جهت پرداخت حقوق و مزایا برای پرسنل با انواع مختلف استخدام(قرارداد ساعتی یا قرارداد تمام وقت، قرارداد مشاوره‌ای و یا رسمی) می‌باشد.

1- امکان ورود اضافات و کسورات موردی یا مستمر مستقل از حکم کارگزینی پرسنل مثل سود سهام

2- امکان اعمال معافیتهای مالیاتی پرسنل (مثل وام بانک مسکن) برای مدت معین و میزان معافیت موثر روی حقوق پرسنل

3- امکان مشاهده اطلاعات کارکرد، حکم کارگزینی، اقساط وام بدهی، پرسنل مشمول کارانه، معوقه‌ها و لیست پس‌انداز و ذخیره سنوات.

4- محاسبه ذخیرهسنوات پرسنل، تهیه لیست حقوقی پرسنل برای انواع مختلف استخدام، ذخیره بن، لیست مساعده پرسنل، محاسبه معوقه حقوق پرسنل بدون محدودیت زمانی، بازخریدی پرسنل، تسویه حساب هنگام خروج از خدمت در این سیستم وجود دارد.

5- صدور درخواست پرداختها جهت صدور چک و پرداخت وجه به سسیتم دریافت و پرداخت و اسناد دفترداری مربوط به حقوق و دستمزد توسط سیستم.

6- امکان تهیه گزارشات متنوع و مختلف و همچنین گزارشات کنترلی برای قبل از محاسبه حقوق (جهت تکمیل اطلاعات, مثل اشخاصی که کارکردشان هنوز تهیه نشده است) و تهیه لیستهای ارسالی به خارج از شرکت مانند لیست بیمه‌‌های مختلف اعم از تأمین اجتماعی، آینده‌ساز، بیمه تکمیلی، معوقه بیمه‌ها لیست مالیات ارسالی به دارایی، لیست مالیات عیدی، ایجاد فایلهای ارسالی به بانک و بیمه، همچنین گزارشات فیش حقوق، خالص پرداختی به تفکیکهای مختلف مرکز هزینه و غیره. لیست ذخیره سنوات، مساعده دایمی، اضافات و یا حتی گزارش از تک‌تک عوامل حقوقی

 

سیستم تنخواه گردان

کلیه عملیاتی که در مورد یک تنخواه گردان از ابتدای ایجاد و بسته شدن آن وجود دارد در این سیستم مکانیزه گنجانده شده است و گزارشات متنوع و مدیریتی لازم تهیه شده است. صدور سند ترمیم تنخواه دفترداری صدور درخواست پرداخت جهت ترمیم موجودی تنخواه دار نیز میسر می‌باشد.

1- امکان معرفی اقلام مشمول تنخواه و تشخیص حساب آنها(حسابهای طرفهای بدهکار و بستانکار در سند ترمیم تنخواه مربوطه به هر قلم مشمول و همچنین امکان معرفی منابعی (فروشگاه‌ها و ...) که خرید از آنها انجام می‌شود.

2- امکان ثبت و نگهداری درخواست  ایجاد / تغییر تنخواه گردان جهت ایجاد یک تنخواه گردان جدید، همچنین امکان اصلاح یک تنخواه گردان در صورت تغییر شرایط مبلغ و اقلام مجاز مشمول تنخواه دیده شده است و اعمال کنترل  روی محاسبات ریالی

3- کنترل روی مجاز و غیر مجاز بودن و هزینه کردن اقلام مختلف به طوریکه  هر تنخواه دار بر حسب اقلام مجاز خود تنها امکان تأئید مخارج انجام شده‌اش را خواهد داشت.

4- معرفی حساب بانکی تنخواه دار (در صورتی که محل نگهداری تنخواه گردان نزد بانک باشد)

5- امکان صدور علی‌الحساب تنخواه گردان و چاپ (صدور) رسید علی‌الحساب جهت گرفتن امضا و ثبت مدارک هزینه شده پیوست

6- ثبت و نگهداری پرداختها به انضمام مدارک هزینه شده پیوست (فاکتور، هزینه) و اعمال کنترلهای مختلف روی مبالغ پرداختها با توجه به شرایط تصویب شده برای هر تنخواه گردان معرفی شده.

7- امکان معرفی اینکه هزینه‌های انجام شده به چه قسمت / مرکز هزینه‌ای شارژ شود.

8- امکان تنظیم اتوماتیک صورتخلاصه ترمیم تنخواه گردان و تعیین مبلغ قابل پرداخت به تنخواه دار طبق صورتخلاصه تنظیم شده. امکان تأئید بخشی از صورتخلاصه نیز توسط مقامات و مسئولین ذیربط دیده شده است.

9- فرمها دارای گردش هستند لذا قابل کنترل و اعمال نظر روی شرایط فرمها توسط مقامات و مسئولین ذیربط می‌باشد.

10- امکان اصلاح صورتخلاصه (حتی بعد از صدور سند دفترداری) روی کدهای بدهکار

 

سیستم اموال

کلیه عملیات مربوط به اموال از زمان ورود به شرکت شامل عملیات جمعداری اموال (جابجایی‌ها، امانت دادن یا گرفتن، خروج دارایی)، عملیات مالی روی دارایی (خرید داریی به تفکیک یا گروهی، ارزش اضافات دارایی،تعمیر اساسی، اسقاط، اهدا، حذف، تعدیل کاهنده یا افزاینده قیمت دارایی)،کارت ثابت, بیمه دارایی، محاسبه ذخیره استهلاک، تهیه گزارشات متنوع تفکیکی و یا تجمعی در این سیستم قرارداده شده است.

1- امکان معرفی گروه‌های اصلی دارایی‌ها (مثل زمین, ساختمان, اثاثیه و منصوبات, دارایی ثابت، بهره‌برداری نشده و ...) و گروههای فرعی دارایی‌ها، معرفی گروههای اصلی و گروه‌های فرعی جدول استهلاک، معرفی گروه‌های اصلی و فرعی محل‌های استقرار, دسته‌بندی علل انتقال دارایی و یا علل امانت دارایی.

2- امکان ثبت و نگهداری مشخصات دارایی‌ها در هر زمان که کاربر بخواهد.

3- امکان محاسبه استهلاک دارایی‌ها در هر زمان که کاربر بخواهد.

4- امکان ثبت خروج دارایی از سیستم ( به علل مختلف مثل اهدا دارایی، فروش دارایی و اسقاط دارایی).

5- امکان تهیه گزارشات بسیار متنوع و کارآمد بر اساس گروههای اصلی و فرعی، مراکز هزینه، محل استقرار در سیستم.

6- امکان تهیه گزارشی از داخل گزارش دیگر(DRILL DOWN) به عنوان مثال گزارش خرید دارایی به تفکیک مراکز هزینه، میزان دارایی خریداری شده در هر مرکز هزینه را لیست می‌کند و از همین گزارش می‌توان مرکز هزینه خاصی را انتخاب کرد و از روی آن، گزارش گروه‌های خریداری شده از دارایی را در آن مرکز هزینه تهیه کرد ، این کار می‌تواند سلسله مراتبی ادامه یابد تا به یک دارایی خاص برسد.

 

سیستم کارانه

کارانه به منزله پاداش بهره‌وری نیز می‌تواند باشد. بر اساس شاخصهای تعیین شده معمولاً مبلغی به عنوان پاداش بهره‌وری گروهی برای دوره‌ای محاسبه می‌شود. سپس بر اساس امتیازهای کسب شده توسط پرسنل در دوره معین، مبلغ برآورد شده بین پرسنل تقسیم می‌شود و بعنوان پیشنهاد به مقامات و مسئولین ذیربط ارائه می‌گردد و امکان اعمال نظر روی رقم پیشنهادی امکان پذیر می‌باشد. کلیه عملیات مربوط به تهیه کارانه از ابتدا تا انتها (حتی عملیات مربوط به مالی، درخواست پرداخت کارانه و سند دفترداری کارانه) در سیستم گنجانده شده است. قابلیتها و امکانات در سیستم در زیر آورده شده است.

1- امکان تعریف و تغییر اطلاعات سیستم کارانه از جمله بخشهای کارانه و واحدهای زیر مجموعه هر بخش، شاخصهای کارانه و نحوه محاسبه شاخصها (درصدی یا جدولی)، تخصیص شاخصهای کارانه، تعیین شاخص اصلی برای هر بخش کارانه، ارزش‌دهی به معیارهای موثر در امتیازدهی به پرسنل.

2- امکان اعمال نظر بر روی رقمهای پیشنهادی درسطوح مختلف، بر روی فهرست افراد مشمول کارانه، همچنین امکان بخشی از کارانه به عنوان ذخیره وپرداخت موردی از محل ذخیره شده می‌باشد.

3- پیشنهاد رایانه و محاسبات اتوماتیک در قسمتهای مختلف کارانه گنجانده شده و در صورت لزوم امکان اعمال نظر کاربر نیز بر روی آنها وجود دارد.

4- امکان تهیه گزارشات آماری و کنترلی جهت کمک به تنظیم و ردیابی کارهای کارانه به کاربران و مدیران ذیربط

سیستم پرسنلی

امور مربوط به اقدامات اولیه ورود به خدمت تا خروج پرسنل در این سیستم به شرح زیر مکانیزه گردیده است:

1- مقدمات ورود به خدمت شامل:

     . درخواست استخدام: پرسشنامه درخواست استخدام،مصاحبه استخدامی، متقاضی، معاینه پزشکی متقاضی

    . درخواست انتقال به شرکت – سازمان, درخواست مأمور به شرکت / سازمان

     . درخواست جذب نیرو و امور مربوط به آن

         . امور مربوط به پذیرش کارآموز

      . درخواست بازگشت به خدمت

2- ورود به خدمت شامل:

     . تنظیم و تکمیل اطلاعات پرسنلی

     . قرارداد کار موقت / خرید خدمات (انواع استخدام‌ها را در بر می‌گیرد)

     . معرفی پرسنل جدید به واحد مربوطه

3- امور حین خدمت شامل:

     . درخواست انتقال درون سازمانی پرسنل

     . امور مربوط به تغییر پست و شغل پرسنل

     . امور مربوط به تبدیل وضعیت استخدامی و تمدید قراردادها

     . امور مربوط به از کار افتادگی، بیماری، حوادث و موارد مشابه

سیستم حضور و غیاب

عملیات مربوط به ورود و خروج کارکنان شامل مرخصیها، مأموریتها، اضافه‌کاری، شیفتها، تقویم‌کاری، کارکرد در این سیستم گنجانده شده، امکانات و قابلیتهای موارد ذکر شده در بالا به شرح زیر می‌باشد.

1- تعریف انواع تقویم‌‌کاری که برای هر تقویم می‌توان جداگانه تعطیل رسمی، تعطیل آخر هفته، تعطیل توافقی، رخدادها و مناسبتهای تاریخ را تعریف کرد.

2- تعریف انواع شیفتهای کاری از جمله شیفت هفتگی، گردشی(نوبت کاری) شیفت آزاد، شیفت بدون محدودیت نام برد. قابل ذکر است برای هر شیفت علاوه بر زمان ورود و خروج روزانه، می‌توان مشخصات دیگری متناسب با نوع شیفت تعیین نمود. از جمله مشخصات اضافه‌کاری، شب‌کاری، تعطیل رسمی، تعجیل و تأخیر، ورود شناور و غیره(مثل مجاز به اضافه کاری اول وقت یا آخر وقت یا بین زمان ذکر شده در این شیفت است یا نه اگر هست برای هر کدام محدودیت میزان اضافه‌کاری نیز قابل تعیین است و ... ) همچنین می‌توان برای هر یک از پرسنل  که شیفت شب‌کاری را دارد می‌توان انفرادی فقط برای وی گفته شود که مجاز به تعجیل و تأخیر نمی‌باشد. همچنین می‌توان پرسنل مجاز به استفاده از هر شیفت را تعیین کرد.

3- کلیه موارد مربوط به مرخصیها در سیستم دیده شده است، درخواست انواع مرخصی ساعتی و یا روزانه، درخواست لغو و یا اصلاح مرخصی، تهیه مرخصی ساعتی به صورت گروهی، صدور حکم مرخصی روزانه به صورت انفرادی و گروهی، محاسبه مانده مرخصی، خرید مرخصی. همچنین تسهیلات مربوط به دانشجویان، جانبازان، زمان شیردهی مهدکودک قابل تنظیم و اعمال است.

4- کلیه موارد مربوط به مأموریتها در سیستم دیده شده است، حالات مختلف انواع درخواست مأموریت مانند ساعتی، روزانه، داخل کشور، خارج از کشور، برون‌شهری بازگشت از مأموریت همچنین حکم مأموریت، لغو حکم مأموریت، درخواست اصلاح مأموریت در سیستم گنجانده شده است.

5- محاسبه کارکرد پرسنل به صورت روزانه و ماهیانه قابل انجام است. اصلاح ورود و خروج خوانده شده از دستگاههای کارت ساعت, اصلاح کارکرد چه دوره فعلی و چه دوره‌های قبل ممکن می‌باشد. در محاسبه کارکرد عوامل موثر بدین شرح هستند، کارکرد، غیبت، کسرکار، اضافه‌کار(در روز تعطیل، اول وقت، بین روز، آخر وقت)، مرخصی روزانه (با حقوق و بدون حقوق، استعلاجی ...) و مأموریت روزانه.

امکان تهیه گزارشات متنوع آماری کارکردها، مغایرتها، مرخصی‌ها، مانده مرخصیها، مأموریتها

برای سهولت کاربران، برای انجام کنترلهای لازم در چنین سیستم حساس و پیچیده‌ای ماشین حساب ساعتی بسیار مفید نیز در این سیستم لحاظ گردیده‌ است.

 

سیستم کارایی

این سیستم، عملیات مربوط به ثبت و نگهداری اطلاعات ارزیابی کارایی پرسنل را در بر می‌گیرد و با دریافت اطلاعات اولیه از جمله سهمیه امتیاز کارایی نهایی هر  واحد حداکثر در سطح مدیریت، اقدام به محاسبه بودجه و ضریب بودجه کارایی هر دوره می‌نماید. مبنای کار سیستم معرفی دوره‌های ارزیابی می‌باشدکه به مرور زمان تعریف می‌شود. مبلغ کارایی می‌توان در حکم کارگزینی پرسنل آورده شود. لذا با زدن حکم کارگزینی مربوط به افزایش کارایی می‌توان در سیستم  پرسنلی حکم مناسب صادر نمود. گزارشات مناسبی از پرسنل قابل ارزیابی، ارزیابی کارایی پرسنل به منظور کنترل، تصمیم‌گیری و آمارگیری از جنبه‌های مختلف کارایی پرسنل در سیستم لحاظ گردیده است.

 

سیستم خدمات رفاهی

این سیستم جهت مدیریت خدمات رفاهی پرسنل تهیه گردیده است. سیستم شامل بخشهای زیر می‌باشد که برای هر بخش توضیح مختصری داده می‌شود.

1- مدیریت اطلاعات کالاهای اهدایی به پرسنلی

ثبت و نگهداری تقویم زمانبندی اهدا کالا، ثبت و نگهداری اطلاعات توزیع کالاهای غیرنقدی به پرسنل واجد شرایط و نیز تهیه گزارشات مربوط به کالاهای اهدایی

2- مدیریت سفرها و اردوهای پرسنل

ثبت و نگهداری تقویم سفرهای سیاحتی، زیارتی و ... پرسنل، ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به اردوها و دوره‌های برگزار شده و نیز اطلاعات اساتید و شرکت کنندگان دوره‌ها

3- ثبت و نگهداری هزینه‌های مربوط به ایاب و ذهاب و غذای پرسنل

ثبت مبالغ پرداخت به پرسنل تحت عناوین هزینه غذا و هزینه ایاب و ذهاب، در پایان , هر ماه سیستم حقوق و دستمزد این مبالغ را به پرسنل پرداخت می‌نماید.

 

سیستم خدمات اداری – پرسنلی

این سیستم شامل بخشهای وام، مساعده و علی‌الحساب، بن کارگری و سهام کارکنان می‌باشد که برای هر بخش توضیح مختصری داده می‌شود.

1- وام

ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به وام پرسنل و نحوه تقسیط آن

ثبت و نگهداری ارزش‌بندی عوامل برای محاسبه امتیاز متقاضی وام مسکن

ثبت و نگهداری تسویه‌حساب وام پرسنل

2- مساعده و علی‌الحساب

ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به مساعده و علی‌الحساب پرسنل، از طریق سیستم حقوق و دستمزد، از حقوق کارکنان کسر می‌گردد.

3- پاداش

ثبت و نگهداری پاداش پرسنل

4- بن‌ کارگری

ثبت و نگهداری مبالغ بن کارگری، تهیه لیست ارسالی به وزارت کار و دریافت بن از وزارت کار

5- سهام کارکنان

ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به سهام کارکنان

---

سیستم مالی و اداری ایران گاز

این پروژه شامل زیر سیستم‌های زیر می‌باشد:

زیرسیستم حسابداری مالی

این زیرسیستم وظیفه ثبت و نگهداری کلیه حساب‌های مالی شرکت ایران گاز و تهیه صورتحساب هر یک از نمایندگی‌های ایران گاز در سراسر ایران را به عهده دارد.

 

زیرسیستم انبار لوازم گازسوز

وظایف عمده این زیرسیستم شامل:

•   ثبت و نگهداری برگه‌های نقل و انتقال هر یک از مناطق
•   نگهداری موجودی ریالی و تعدادی کالاهای موجود در انبار هر یک از مناطق
•   صدور سند مکانیزه فروش و نقل و انتقالات کالاها
•   تهیه گزارشات فروش، مصرف، نقل و انتقال و لیست‌های انبارگردانی

 

زیرسیستم انبار لوازم مصرفی

این زیرسیستم عهده‌دار نگهداری و ثبت اطلاعات مربوط به رسیدها، حواله‌ها و برگشتیها به انبار می‌باشد و صدور سند حسابداری برای سیستم حسابداری مالی را نیز انجام می‌دهد.

 

زیرسیستم انبار گاز و سیلندر

در این زیرسیستم عملیات مربوط به برگ‌های نقل و انتقال گاز بالک و سیلندر گاز، تهیه گزارشات مربوط به فروش گاز بالک، فروش سیلندر پر شده به نمایندگان و توزیع مستقیم سیلندر و تهیه کاردکس انبار و صدور سند حسابداری فروش انجام می‌شود.

 

زیرسیستم حقوق و دستمزد

عملیات مربوط به محاسبه حقوق پرسنل کلیه مناطق تحت پوشش ایران گاز بر مبنای کارکرد، غیبت، پورسانت تولید و توزیع گاز، وام‌های دریافتی و معوقه متعلقه به پرسنل و صدور سند حسابداری حقوق و دستمزد توسط این سیستم انجام می‌شود.

 

زیرسیستم اموال

عملیات مربوط به محاسبه استهلاک، ارزش دفتری، ثبت اطلاعات مربوط به جابجایی و تعمیرات و خروج دارائیها و صدور سند حسابداری استهلاک اموال توسط این زیر سیستم انجام می‌شود.

 

زیرسیستم بودجه

توسط این زیرسیستم مربوط هزینه‌ای و علمیاتی ثبت و نگهداری شده و گزارشات مقایسه‌ای مربوط به عملکرد و مصوب به صورت ماهیانه تهیه می‌شود.

 

زیرسیستم قیمت تمام شده

قیمت تمام شده واقعی در مقایسه با قیمت تمام شده استاندارد برای گاز بالک، گاز بی بو و انواع سیلندرهای پر شده توسط این زیرسیستم محاسبه و گزارشات مربوط به سود و زیان تهیه می‌گردد

مقدمه

 

امروزه با پيشرفت‌هاي به‌وجود آمده در فناوري اطلاعات (IT) وپيدايش زيرساخت‌هاي مطمئن و سريع براي گردش اطلاعات، ساختار سازمان‌ها و سيستم‌هاي اطلاعاتي آن‌ها دچار دگرگوني شده ‌است. فناوري اطلاعات، روش‌هاي جديدي را براي ايجاد و يكپارچه‌سازي قطعه‌هاي مختلف و پراكنده اطلاعاتي فراهم كرده ‌است. سرعت تبادل، امنيت، دقت، امكان بازيابي، پايداري و سهولت دسترسي به اطلاعات، از مفاهيم بنيادين مقوله ارتباطات است. حذف گردش كاغذ نيز از بزرگترين دستاوردهاي اين فناوري محسوب مي‌گردد. تمايل شركت‌ها به حفظ موقعيت خود در دنياي پر رقابت امروز و پيش افتادن از سايرين، نياز روزافزون مديران به داشتن اطلاعات و گزارش‌هاي دسته‌بندي‌شده از عملكرد مجموعه تحت نظارت خود به منظور تسهيل در امر تصميم‌گيري و در نهايت گام برداشتن در راه تحقق دولت الكترونيك، از اهداف مهمي است كه سازمان‌ها را بر ‌آن داشته تا زمينه‌ها و بسترهاي لازم را براي همگام شدن با اين قافله ايجاد نمايند. استفاده از سيستم اتوماسيون اداري، سهولت برقراري ارتباطات، افزايش بهره‌وري كاركنان، نظم اداري، سرعت ارجاع و پيگيري امور محوله، صرفه جويي در مصرف كاغذ و حفظ محيط زيست و در نهايت رضايت مجموعه عناصر سازمان از مديران ارشد تا پايين‌ترين سطوح را دربر خواهد داشت.

 

سیستم جامع اتوماسیون

 

در هر سازمان و مؤسسه‌اي، هريك از فعاليت‌ها را كه از اهميت برخوردار است و فرآيندي اساسي در سازمان محسوب مي‌شود و داراي يك يا چند ورودي و خروجي است، مي‌توان يك سيستم به حساب آورد و براي هريك از اولويت‌هاي درخواستي، يك سيستم اتوماسيون طراحي، اجرا و پياده سازي كرد. سيستم تشكيلات، سيستم پرسنلي، سيستم اموال، سيستم انبار، سيستم بودجه و سيستم حقوق و دستمزد از متداول‌ترين آنها محسوب مي‌شوند. يكپارچه سازي تمامي اين سيستم‌ها، يك سيستم جامع اتوماسيون را به وجود مي‌آورد. در اين ميان، اتوماسيون اداري به عنوان عمومي‌ترين و مهم‌ترين سيستمي شناخته مي‌شود كه بيشترين كاربرد را در سازمان‌ها دارد و بسياري از سيستم‌هاي ديگر، زيرسيستم آن به شمار مي‌آيند. به‌كارگيري سيستم اتوماسيون اداري، در واقع ايجاد بستري مناسب و لازم براي تحقق سيستم جامع اتوماسيون است؛ كه مي‌تواند ضمن آشنا كردن كاركنان سازمان با فرهنگ اتوماسيون و كمك به درك اهميت آن، زمينه را براي ايجاد و پذيرش و به‌كارگيري ساير سيستم ها بوجود مي‌آيد.

 

سیستم اتوماسیون اداری

 

 

در هرم سلسله مراتبي از سيستم‌هاي اطلاعاتي، گروه سيستم‌هاي اتوماسيون اداري از اهميت ويژه‌اي برخوردار است. سيستم اتوماسيون اداري مي‌تواند امور اداري يك سازمان را - اعم از دبيرخانه، منشي، ارجاع و پيگيري نامه‌ها - بسيار آسان نمايد. شركت پگاه آفتاب طراحي وپياده‌سازي نرم‌افزار اتوماسيون اداري" راسل" را با بهره‌گيري از تحقيق وتجربه در چندين سازمان ومؤسسه با موفقيت به انجام رسانده است.
بوسيله اين نرم افزار مي‌توان نامه‌هاي اداري را در كوتاهترين مدت زماني وبدون كاغذ ارسال نمود .ارجاع وپيگيري هر نامه با ارسال به كار پوشه مورد نظر به همراه ثبت دستورات لازم وتاريخ دريافت ومدت پاسخگويي به آساني دراين نرم افزار امكان پذير است .

نرم افزار راسل 0/3 بستر لازم را براي گردش کلیه مكاتبات در سازمان فراهم مي‌كند.
به وسیله اين نرم‌افزار مي‌توان نامه‌هاي اداري را در كوتاه‌ترين زمان و بدون كاغذ ارسال نمود. ارجاع و پي‌گيري هر نامه با ارسال به کار پوشه مورد نظر به ‌همراه ثبت دستورات لازم و تاريخ دريافت و مدت پاسخ ‌گويي به ‌آساني در اين نرم‌افزار امكان ‌پذير است.
از ويژگي‌هاي كلي اين نرم‌افزار مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:

 - حذف كليه كاغذها، فرم‌ها و زونكن‌هاي بايگاني
 - ثبت و نگهداري الكترونيكي نامه‌ها (دبيرخانه الكترونيكي)
 - پيگيري امور اداري به‌طور منظم، ساده و سريع
 - اختصاص يك كارپوشه الكترونيكي به هر يك از كاركنان
 - ارجاع به وقت پيام‌ها و نامه‌ها، به يك يا چند نفر از كاركنان
 - ثبت اقدام هر فرد و امكان ارجاع به فرد بعدي براي اقدام بعدي
 - تشخيص اين‌كه هركار اداري در چه مرحله‌اي است
 - امكان ثبت دستورات و مكاتبات مدير به‌صورت شفاهي (از طريق ميكروفون)
 - ايجاد گزارش‌هاي مفيد مانند زمان‌‌سنجي مراحل طي‌شده براي يك نامه
 - ارسال لحظه‌اي و بلادرنگ نامه‌ها
 - صدور مجوزهاي دسترسي وتعيين سطوح آن
 - معرفي مخاطبين وتعريف افراد ومؤسسه هاي طرف مكاتبه
 - پيگيري خودكار نامه با مهلت زماني مورد نظر نامه
 - ثبت وكنترل ياد آور براي پيگيري آتي
 - الحاق انواع پيوستهاي تصويري ،صوتي ومتني
 - استفاده از كار پوشه‌هاي فردي ومشترك
 - طراحي گردش كار مورد نظر براي فرآيندهاي مختلف
 - تعريف دبيرخانه مركزي متمركز ودبيرخانه‌هاي غير متمركز
 - امكان ارسال ودريافت پيغام هاي صوتي وتصويري
 - ثبت ومديريت نامه‌هاي وارده وصادره
 - دريافت وارسال اسناد از طريق FAX به طور مستقيم ازداخل برنامه
 - فشرده سازي فايل هاي تصويري
 - ثبت امضاء الكترونيكي
 - قابليت پيوند با ساير نرم افزارها ومعرفي كليدهاي ميان بر
 - امكان هامش نويسي بر روي نامه

سرفصل‌ آموزش دبيرخانه

 

مقدمه

شركت سازه اطلاعات سامان با هدف فعاليت در زمينه طراحي، توليد و اجراي سيستم هاي جامع اطلاعاتی و با تمركز ويژه بر روي راهکارهای مبتني بر وب (web-based) از سال 1380 فعاليت خود را در حوزه ICT  آغاز نموده است. اين شرکت از بدو تاسيس با بهره گيري از استانداردها و متدهاي جديد توليد نرم افزار و با پشتوانه تيم فني متشکل از متخصصين با تجربه  و کارشناسان ارشد نرم افزار توانسته است پروژه هاي متعددي را منطبق بر آخرين دستاوردهاي علمي و فني روز در عرصه نرم افزار به مرحله اجرا درآورد.

در اين نوشتار به طور اجمال با زمينه هاي فعاليت، محصولات و سوابق شرکت سازه اطلاعات سامان آشنا مي شويم.

 

زمينه هاي فعاليت:

مشاوره، نظارت، پژوهش، برنامه ريزي و اجرا در زمينه هاي مختلف ICT اعم از :

سيستم هاي جامع اطلاعاتي(Total System)، سيستم هاي اطلاعات مديريت (MIS)، سيستمهاي اتوماسيون اداري (Office Automation)، سيستم هاي اطلاعات حسابداري (Accounting systems)، نرم افزارهاي تجارت الکترونيک (E-Commerce)، سيستم هاي آموزش الكترونيكي (E-Learning)، سيستم هاي موقعيت ياب ماهواره اي (AVLS/GPS)، سيستم هاي کارت اعتباري و اعتبار سنجي الکترونيکي (E-Card)، سيستم هاي مكانيزه تركيبي و طرح هاي جامع شبكه.

در انجام فعاليتهاي فوق، تمرکز ويژه اي بر روي فناوري Web ، پايگاه داده Oracle ، استقلال از سکو (Platform) و بهره گيري از دستاوردهاي Open Source وجود داشته و دارد.

فهرست برخی پروژه هاي مهم اجرا شده (و در حال اجرا)

 

گروه کارخانجات پارت لاستيک

(پارت لاستيک، پويا گستر، همگر توس، بسپار تابان، بسپار سازه، شيمي پيدايش و ايران چاشني)

سيستم اتوماسيون اداري (Paperless) توزيع شده ـ Web-Based

پروژه اتوماسيون اداري شامل دبيرخانه بدون کاغذ و کارتابل الکترونيکي در سطح هفت کارخانه گروه کارخانجات پارت لاستيک راه اندازي شده است. اين سيستم در سايت اصلي گروه مستقر گرديده و دبيرخانه هاي کارخانجات مختلف از اين سيستم به عنوان يک سيستم واحد و تحت وب روي شبکه ايجاد شده بين گروه کارخانجات استفاده مي نمايند. در اين شرکتها گردش مکاتبات بدون کاغذ و کارتابل الکترونيکي در کليه سطوح سازمانی و بين سازمانی راه اندازي شده است.

سيستم جامع مديريت منابع انساني ـ Web-Based

پروژه سيستم جامع مديريت منابع انساني با هدف استقرار زير سيستم هاي: (کارگزيني، حقوق و دستمزد، نيرويابي و گزينش، آموزش و توسعه، ارزشيابي کارکنان، بهداشت و ايمني و رفاه) به صورت يکپارچه و پوشش تمام کاخانجات گروه در حال اجرا می باشد.

 

اداره کل پست بانک کرمان و شعب شهرستان ها

سيستم اتوماسيون اداري (Paperless) توزيع شده ـ Web-Based

پروژه اتوماسيون اداري شامل دبيرخانه بدون کاغذ و کارتابل الکترونيکي در سطح اداره کل پست بانک استان کرمان و شعب شهرستان هاي اين استان راه اندازي گرديده است.

 

دانشگاه فردوسي مشهد

سيستم جامع مديريت منابع انساني ـ Web-Based

پروژه سيستم جامع مديريت منابع انساني با هدف استقرار زير سيستم هاي: (کارگزيني استخدام کشوري، کارگزيني تامين اجتماعي، کارگزيني هيات علمي، حقوق و دستمزد، بورسيه) به صورت يکپارچه و پوشش گروه هاي مختلف پرسنل دانشگاه (حدود 4000 پرونده پرسنلي) براساس نظامهای استخدامیو  پرداخت حقوق مختلف اجرا شده است. از ويژگيهای ممتاز اين پروژه، توزيع شدگی سازمانی عمليات و فرآيندها در سطح واحدها و نيز يکپارچگی با پورتال سازمانی دانشگاه می باشد.

سيستم اتوماسيون تغذيه (کارت اعتباري ) ـ Web-Based/Windows

پروژه اتوماسيون اداره تغذيه با هدف ايجاد يک سيستم اعتباري الکترونيکي يکپارچه و قابل ارتباط با بستر شناسايي دانشجو (کارت شناسايي) پياده سازي گرديد. در حال حاضر پنج سال از بهره برداري سيستم مي گذرد و گردش روزانه 12000 ژتون الکترونيکي براي گروه هاي مختلف استفاده کننده از سيستم تغذيه به صورت کاملا خودکار بدون نياز به گردش پول نقد و کاغذ از طريق اين سيستم انجام مي گيرد.

سيستم جامع اطلاعاتي حوزه معانت پژوهشي ـ Web-Based

اين سيستم مشتمل بر بخشهاي متعددي از قبيل اطلاعات طرحهاي پژوهشي، كتابها، مقالات ، پايان نامه ها ، فرصتهاي مطالعاتي، شركت در مجامع علمي و بين المللي، همايش ها، مجلات و پژوهشكده ها و گزارشهاي متنوعي از بخشهاي مختلف ميباشد. اين پروژه با ديدگاه ايجاد سيستم جامع اطلاعاتي در حوزه معاونت پژوهشي دانشگاه انجام شده است و از استقرار کامل سيستم در اين حوزه معاونت دو سال مي گذرد. سرويس هاي ارائه اطلاعات اين سيستم از طريق پورتال اساتيد و دانشجويان دانشگاه نيز دردسترس است.

 

شرکت توزيع نيروي برق مشهد

سيستم موقعيت يابي Online ماهواره اي (GPS)

AVLS سيستمي است که با بهره گيري از فناوري GPS ،ارتباطات ماهواره اي و انتقال داده ديجيتال، براي اطلاع از موقعيت هر خودرو به صورت لحظه اي روي نقشه، يا دريافت اطلاعاتي از مسيرهاي طي شده توسط آنها طراحي شده است. اين سيستم پس از نصب بر روي وسيله نقليه، با دريافت سيگنالهاي ماهواره اي موقعيت جهاني، سرعت و جهت حرکت وسيله نقليه را محاسبه نموده و بر حسب نوع تجهيزات جنبي آن اطلاعات را ثبت يا به يک مرکز کنترل مخابره مي نمايد. اين سيستم بر روی ناوگان اتفاقات عمليات توزيع برق مشهد، بر روي بستر ارتباطي راديويي نصب است.

سيستم مديريت محتوا /پورتال سازماني ( CMS/Portal )

ارائه آخرين آيين نامه ها و قوانين، ارائه اخبار روزانه، گزارشات روزانه ديسپاچينگ، گزارش و مقالات تحقيقاتی، ... و ارائه خدمات Online ازقبيل درخواست رفع خاموشی، ... از طريق اين پورتال به شهروندان و کاربران درون سازمانی ارائه می گردد. اين سيستم در آخرين ارزيابي سايتهاي حوزه وزارت نيرو در کشور مقام دوم را احراز نموده است.

سيستم جامع خدمات پس از فروش - Web-Based

اين پروژه با هدف ارائه خدمات پس از فروش به مشترکين برق از هر يک از امورهاي توزيع برق يا دفاتر جامع خدمات مشترکين به صورت يکپارچه تعريف شده است.گستره اجراي پروژه به امورهاي هشتگانه توزيع برق مشهد و دفاتر متعدد خدمات مشترکين در سطح شبکه گسترده ايجاد شده مي باشد. هر مشترک به راحتي با مراجعه به يکي از محل هاي ياد شده مراجعه خواهد کرد و خدمات مورد نياز را درخواست خواهد کرد. کليه مراحل ارائه خدمات به مشترکين از دريافت درخواست تا ارائه نتيجه نهايي از طريق اين سيستم بصورت الکترونيکی ارائه می گردد.

سيستم جامع بازرگاني - Web-Based

با توجه به حجم بالای عمليات نوسازي و بهره برداري شبکه توزيع و نيز عمليات مرتبط با فروش انرژي، فرايندهاي تامين کالا/خدمات در اين شرکت از حجم بالا و پيچيدگی های خاصی برخوردار است. اين پروژه با هدف ارائه يک راه حل جامع مبتني بر وب براي پوشش کليه فرآيندهای اين حوزه در سطح ستاد مرکزی و مناطق هشت­گانه به صورت Online به اجرا در آمد است. اين سيستم شامل بخشهای تدارکات و سفارش خريد کالا و خدمات، کنترل قرارداد ها و امور پيمانکاران، فروش کالا و خدمات، آيين نامه معاملات، کارپردازي و تنخواه گردان و ارتباط با ساير سيستم هاي اطلاعاتي مي باشد.

 

استانداري خراسان

سيستم اتوماسيون اشتغال و سرمايه گذاري ـ Web-Based

اين سيستم داراي ساختار فرا سازماني است که اين خود ويژگي مهم و منحصر به آن مي باشد. ماموريت اصلي اين سيستم برقراري ارتباط اداري دستگاههاي مرتبط با طرحهاي سرمايه گذاري در يك بستر الكترونيكي مي باشد. در اين سيستم زيربناي گردش مکاتبات برون سازماني تحت وب پياده سازي و مستقر شد. همچنين امکان ثبت نام و ردگيري کليه عمليات به صورت الکترونيکي در سطوح مختلف دسترسي، پياده سازي شده است.

 

معاونت انرژي وزارت نيرو

شناخت و تحليل بانک اطلاعات جامع انرژي کشور (Oracle/Web )

شناخت و تحليل بانک جامع اطلاعات انرژي کشور در معاونت انرزي وزارت نيرو با هدف ارائه اطلاعات دسته بندي شده از لحاظ سطوح دسترسي و امنيتي براي هدايت پژوهش ها، تصميم گيري درست در سطوح کلان و ايجاد روش هاي مکانيزه در جمع آوري و آمايش اطلاعات در کليه زمينه هاي مرتبط با انرژي در انجام پذيرفته است.

 

موسسه آموزش و تحقيقات شهرداريهاي خراسان

سيستم آموزش سراسری کارکنان - Web-Based

در اين پروژه سيستم جامعي براي مديريت انواع دوره هاي آموزشي برگزار شده توسط اين موسسه برای پرسنل شهرداري ها، فرمانداري ها و دهياري های سطح استان و همچنين برگزاری دوره های پودمانی رشته هاي علمي کاربردي، به صورت مجتمع و براساس برنامه هاي آموزشي تعيين شده، طراحي و پياده سازي گرديده است.

 

شرکت برق منطقه اي خراسان 

مشاور فناوري اطلاعات دفتر ICT 

شرکت سازه اطلاعات سامان به عنوان مشاور فناوری اطلاعات اين دفتر، فعاليتهای تحقيقاتی و ارائه راهکارهای کلان فنی اين دفتر را به همراه دارد. تا کنون طرحهای مختلفی با مشاوره شرکت سازه اطلاعات سامان در برق منطقه ای خراسان به اجرا در آمده است.

 

انتشارات به نشر

سيستم Online فروش اينترنتي (eShopping)

ماموريت اصلی اين سيستم فروش کتاب و محصولات فرهنگي اين سازمان و کليه فروشگاه هاي زيرمجموعه آن به صورت Online و از طريق اينترنت می باشد. کاربران اينترنتي به راحتي با مشاهده مشخصات کتابها و محصولات فرهنگي در گروه ها و طبقه بندي هاي مختلف، کالاي مورد نظر را انتخاب نموده و سفارش خريد دهند. کنترل موجودي کالا، انواع شيوه هاي ارسال کالا، روشهای مختلف پرداخت وجه، محاسبه ماليات و اضافات تخفيفات و ... از امکانات اين سيستم می باشد.

 

 

 

مشخصات فني محصولات:

1. متدولوژي : RUP (Rational Unified Process)

2. پايگاه داده : مستقل از نوع پايگاه داده (قابل اجرا بر روي Oracle ، MsSql ، MySql و ...).

3. سكوي اجرا : مستقل از سكو (قابل اجرا بر روي Linux ، Windows و ... ).

4. زبان پياده سازي: 0 PHP/HTML/Javascript 

5. معماري سيستم : معماري سه لايه بر مبناي sisRapid Framework

 

مهمترين ويژگي هاي خدمات ما عبارتند از :

1- ارائه سيستم هاي يکپارچه اداري , مالي , صنعتي به صورت کاملا Web-Based.

2- سفارشي نمودن نرم افزارهاي ارائه شده در جهت پاسخ به نيازهاي خاص هر مشتري.

3- طراحي يکپارچه (Integrated) سيستم هاي حوزه هاي مختلف اعم مالي و اداري

4- ارائه سيستم هاي پايه (TPS) با نگرش تامين زير ساخت هاي لازم براي استقرار آتي ERP/MIS/AIS/SCM/CRM

5- ايجاد نظام گردش اطلاعات بدون کاغذ (Paperless) بر اساس سيستم مديريت گردش کار (WFM).

6- در صورت تقاضا، ارائه سورس و مستندات محصولات و انتقال دانش فنی جهت توسعه آتی و بهره برداری موثر دوره پشتيبانی سيستمها.

 

امكانات عمومي نرم افزار Paperless مکاتبات اداری و دبیرخانه

امكان دسترسي به سيستم دردوسطح سرپرست وكاربر سيستم حفاظت قوي وفعال در سطوح مختلف باامكان رديابي كاربران بهره گيري از يك راهنماي هوشمند در تمام قستهاي سيستم . امكان تهيه آسان نسخه پشتيبان از اطلاعات ثبت شده در سيستم. امكانات جانبي: دفترچه يادداشت – ماشين حساب و... كتاب راهنماي كامل وساده.

خلاصه مشخصات فنی نرم افزار نامه پرداز

تعريف واحدهای سازماني براي سيستم. امكان تعريف ساختار شماره نامه دلخواه. ثبت اطلاعات نامه هاي وارده وصدور رسيد آنها با توانايي اعلام تاريخ پاسخ نامه به ارباب رجوع. ثبت اطلاعات نامه هاي صادره. ثبت اطلاعات نامه هاي داخلی. طبقه بندي اسناد بصورت عادي ‍، محرمانه‌،خیلی محرمانه، سري وبكلي سري. اخذ شماره نامه وتاريخ نامه صادره به صورت اتوماتيك از سيستم. امكان ثبت شماره فرعي براي نامه صادره وتاريخ آن(پروژه،قراردادو...). تايپ نامه توسط واژه پرداز MS Word از داخل برنامه. امكان پيوست تصوير وفايل ساير مستندات به نامه. ارجاع نامه به واحدهاي سازماني وكاربران مختلف با امكان پيگيري آسان وسريع آن. مطلع نمودن كاربران شبكه از نامه هاي ارجاع شده جديد به آنان توسط نرم افزار بصورت اتوماتيك. جستجوي قوي روي كليه فيلدهاي اطلاعاتي نامه. نگهداري سوابق مكاتباتي افراد حقيقي وحقوقي. اخذ سوابق نامه باداشتن حداقل اطلاعات براي جستجو. انواع گزارشها ونمودراهاي آماري وگزارش دفتر ارسال. تسهيلات ويژه جهت سهولت كاربا سيستم بااستفاده از كليدهاي ميانبرمتن (Hotkeys) ذخيره سازي تصويرنامه هاي وارده ، صادره وپيوست آنها باقابليت اتصال مستقيم نرم افزار به اسكنر. دريافت وارسال فكس ها بصورت كاملاً اتوماتيك از درون سيستم بصورت هوشمند. پشتيباني از قلم نوري. امكان E – Mail نمودن نامه هاي صادره از داخل نرم افزار نامه پرداز بصورت كاملاً اتوماتيك

اتوماسيون اداري با ديدگاه ارائه شده از سوي شركت نوين سيستم‌ در بر‌گيرنده حجم گسترده‌اي از نيازهاي مديران و كاركنان سازمان مي‌باشد. اين مجموعه كه كاربرد آن از مديران ارشد تا مجموعه كاركنان تسري يافته است،‌ از ضريب نفوذ بالايي در سازمانها برخوردار است.
متا‌سفانه امروزه بيشتر سيستم‌هاي اتوماسيون اداري موجود در شركتهاي توليد كننده نرم‌افزار تنها شامل نامه‌نگاري بوده و با اين ديدگاه كه سيستم اتوماسيون اداري همان گردش مكاتبات(دبيرخانه) مي‌باشد، اين قبيل از سيستم‌ها را طراحي كرده و سيستم دبيرخانه را با نام سيستم اتوماسيون اداري به بازار عرضه مي‌نمايند.
شركت مهندسي نوين سيستم‌ با بيش از 5 سال سابقه كار در زمينه سيستم جامع اتوماسيون اداري و با گردآوري مهندسين مجرب نرم‌افزار كامپيوتر و با ياري كارشناسان اداري سازمانهاي مطرح و با بكارگيري جديدترين تكنولوژي‌هاي روز دنيا موفق به طراحي نسخه جديد سيستم جامع اتوماسيون اداري فراز (نگارش 8/2) گرديده‌ است. با اين اميد كه گامي بلند و استوار در صنعت نرم‌افزار(انفورماتيك) برداشته و پله‌هاي ترقي را يكي پس از ديگري فتح نمايد.

امكانات و ويژگيهاي سيستم اتوماسيون اداري بدون كاغذ
فراز (نگارش8/2)

شرح برخي از ويژگيهاي فراز:

Work OffLine:
يكي از ويژگيهاي مهم نرم‌افزار جامع اتوماسيون اداري فراز كار بصورت OffLine مي‌باشد كه اين نرم‌افزار را با بقيه سيستم‌هاي موجود در بازار متمايز مي‌سازد. بدين صورت كه نرم‌افزار اين امكان را در اختيار كاربران مي‌گذارد كه بتوانند تمامي نامه‌هاي مرتبط با خود(کاربر) را بصورت اتوماتيك برروي رايانه شخصي خود (لپ تاب) انتقال داده(اين كار بصورت كاملاً اتوماتيك و تنها در اولين اتصال به شبكه امكان‌پذير مي‌باشد) و براحتي در مكاني ديگر(بدون اتصال به شبكه) وارد نرم افزار اتوماسیون شده و عمليات مربوط به هر يك از نامه‌هاي كارتابل را انجام داده (امكان ثبت، اسكن و ارجاع، هامش‌نويسي و ...) و در هر زماني، در اولين اتصال مجدد به شبكه بصورت كاملاً اتوماتيك عمليات انتقال اطلاعات بین سرور و کاربران صورت مي‌پذيرد. و اين امکان را براي کاربران فراهم مي‌سازد تا در مکاني دور از دسترسي به شبکه سازماني اقدامات لازم را بر روي نامه‌ها و پيام‌هاي خود لحاظ نمايند.

دبيرخانه:

یکی از قابلیت نرم‌افزار امكان تعريف قالب شماره‌گذاري در دبيرخانه مي‌باشد. بدين ترتيب که دبيرخانه‌هاي مختلف از روش‌هاي متفاوت براي شماره‌گذاري نامه‌ ها مي‌توانند استفاده نمايند. (برخي از آيتم‌هاي در نظر گرفته شده عبارتند از: پرونده، فرستنده، گيرنده، سال دريافت، ماه دريافت، شمارنده و ... ).

اشخاص و پست‌هاي سازماني؛

 مشخصه‌هاي فردي هر شخص از قبيل نام و نام‌خانوادگي، تلفن، آدرس پست الكترونيكي و ... به همراه امضاء و تصوير شخص، معرفي مي‌گردد.

 چارت سازماني با رعايت سلسله مراتب و با استفاده از ساختار درختي مطابق با چارت سازمان مربوطه تعريف مي‌گردد.

 هر يك از پست‌هاي چارت سازماني ممكن است به يك يا چند نفر تعلق داشته باشد. در اين بخش ارتباط اشخاص و پست‌هاي سازماني هر شخص، تعريف مي‌شود.

گروه‌هاي كاربري امكان دسته‌بندي كاربران و تعيين سطوح دسترسي به نرم‌افزار را براي گروه‌هاي مختلف فراهم مي‌آورد.

 از بين اشخاص داراي پست مي‌توان كاربران را انتخاب نمود.براي هر كاربر، گروه كاربري، شناسة كاربري و امضاي ديجيتال وي تعريف مي‌گردد.

براي اعمال نظر مديران مجموعه در تعريف سطح دسترسي افراد به امكانات سيستم روشي منحصر به فرد ارائه گرديده است كه دسترسي هر يك از گروه‌هاي كاربري را به منوها و اجزاء فرم‌هاي نرم‌افزار، ميسر مي‌سازد.
با توجه به نياز تعيين سطوح دسترسي به منوها براي گروه‌هاي كاربري مختلف كاربران، امكان تعيين فعال بودن يا نبودن، نمايش و عدم نمايش هر منو وجود دارد.

طراحي گردش كار:

                    يكي از مشكلات اساسي در استفاده از بسته‌هاي نرم‌افزاري كه به صورت خاص براي مجموعة مورد نظر توليد نشده‌اند عدم تطبيق كامل گردش كار پيش‌بيني شده در نرم‌افزار با گردش‌كار واقعي مجموعه مي‌باشد. عدم همخواني مسير گردش اطلاعات در ايستگاه‌هاي پيش‌بيني شده در نرم‌افزار با ساختار سازماني مجموعه از مهم‌ترين عوامل ايجاد اين مشكل مي‌باشد. شايد اولين راه‌حل براي رفع اين نقيصه سفارش توليد يك سيستم خاص مبتني بر ساختار سازماني مجموعه باشد و اين در حالي است كه انجام اين كار صرف هزينه و وقت زيادي را طلب مي‌نمايد. اين شركت با ارايه روشي خاص، امكان تطبيق كامل گردش اطلاعات را با ساختار سازماني هر مجموعه‌اي فراهم نموده‌است. اين روش در عين تأمين صددرصد گردش‌كار مورد نظر، هيچ هزينة اضافي‌اي را به مجموعه تحميل نمي‌كند.
با توجه به تنوع گردش‌كار در سازمان‌هاي مختلف و همچنين تصميمات مديران نسبت به اصلاح رول موجود در سازمان، امكان تعريف گردش‌كار سازمان براي نرم‌افزارها مدت‌ها يك آرزوي دوردست به نظر مي‌رسيد.
عدم چنين امكاني، سازمان را با مشكلات فراواني روبرو مي‌كند؛ وقتي مديريت سازمان با محدوديت‌هاي يك نرم‌افزار در گردش‌كار مفروض آن، مواجه مي‌شود دو انتخاب در پيشِ رو دارد:

1.  تصميم‌گيري براي جاي‌گزيني نرم‌افزار؛ اين گزينه مديريت و مجموعه سازمان را درگير فرآيند پرهزينه و زمان‌بر انتخاب نرم‌افزاري جديد مي‌كند كه منطبق بر گردش‌كار مورد نظر باشد.
2.  ادامه كار با نرم‌افزار موجود؛ با اين تصميم دايرة تصميم‌گيري مديريت براي تحول ساختار سازمان محدود خواهد شد.
شركت مهندسي نوين سيستم‌ با عنايات حق‌تعالي و تلاش كارشناسان نرم‌افزار، موفق به اراية يك راه‌حلِ كارآمد و فراگير براي اين مسأله گرديد.

    شرح برخي از امكانات ابزار «طراحي گردش‌كار» در فراز:

كارتابل كارها (ويژه هر كاربر):

جستجو:

سيستم گردش مكاتبات فراز امكانات قيد شده در بخشنامة شمارة 159536/1903 مورخ 21/8/85 سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور را دارا مي‌باشد.

 سيستم بايگاني فني

(electronic-Document Managment System)

مقدمه
امروزه سيستم هاي بايگاني، سيستم هاي جهاني هستند كه وظيفه اصلي آنها ايجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاري از اهميت بسزايي برخوردار است و رمز بقاي سازمانها و تداوم فعاليتهاي آنها مجهز شدن اين سازمانها به ابزارهاي رقابتي عصر اطلاعات ارتباطات؛ يعني سيستم هاي اطلاعاتي و فناوري اطلاعات است. در اين ميان از دهه 1960 كه جنبه هاي بيشتري از كاربرد و فعاليتهاي اداري و بازرگاني روبه گسترش گذاشت، وجود يك سيستم يكپارچه بايگاني مناسب كه حجم عظيم اطلاعات، مكاتبات را دربرگيرد به وضوح احساس شد.
با گسترش روزافزون ارتباطات و پيدايش شكلهاي مختلف جريانات ارتباطي، شبكه هاي ارتباطي در تمامي امور زندگي افراد سايه افكنده است و تجارت هم كه در اقصي نقاط جهان به شيوه هاي مختلف (توليد كالا يا خدمات) ديده مي شود از اين قضيه مستثني نيست. با پيشرفته و پيچيده تر شدن ارتباطات تجاري، سازمانها براي از دست ندادن يكي از منابع ورودي (اطلاعات) لاجرم دست به ايجاد سيستم هايي در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهينه كنند و با پردازش مناسب اين اطلاعات را به مشتريان و درجهت جلب رضايت آنان، عرضه كنند. درواقع محيط پررقابت كسب و كار و دگرگونيهاي اين محيط در دهه 1990 (جهاني شدن اقتصاد و تبديل اقتصادها و جوامع صنعتي به اقتصاد خدماتي برپايه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سيستم هاي اطلاعاتي را دوچنـــــدان كرد. به همين جهت، بحث سيستم هاي مکانيزه بايگاني كه نوعي از انواع سيستم هاي اطلاعاتي است روز به روز اهميت بيشتـــري مي يابد، چنانكه امروز سازمانهايي مي توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترين ميزان آمادگي براي مقابله با تغييرات محيطي و داخلي ببينند كه از درجه بالايي از اتوماسيون سود برده باشند.
 
اهميت اطلاعات و سيستم هاي اطلاعاتي:

اطلاعات يكي از منابع باارزش واصلي مديران يك سازمان است. همان طور كه منابع انساني، مواداوليه و منابع مالي در روند توليد داراي نقش و ارزش خاصي هستند لكن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات داراي ارزش ويژه اي هستند. ازطرفي اطلاعات كليد جامعه مردمي است و انتشار و استفاده از آن يك شاخص اجتماعي به شمار مي رود. رشد اين شاخص به معناي ارتقاي ملي خواهدبود. اطلاعات به طور محسوسي بر بينش و رفتار ما اثر مي گذارد.
فناوري و ابزارهاي الكترونيك و رايانه اي نيز در دهه گذشته پديده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثير مهمي را بر جهت گيري جوامع و اطلاعات  موردنياز آنها خواهند گذاشت. امروزه نه تنها مديران ارشد و مديران اجرايي، بلكه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزير از استفاده اطلاعات هستند. كاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون يك منبع ارزشمند، هم سنگ سرمايه و نيروي كار، به كار مي برند. از آنجا كه اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسي براي كل فعاليتهاي سازمان محسوب مي شوند، لذا بايستي سسيتم هايي را برپا كرد تا بتوانند اطلاعات را توليد و آنها را مديريت كنند. هدف نهايي چنين سيستم هايي كسب اطمينان از صحت، اعتبار و روايي اطلاعات دردسترس در زمان موردنياز و به شكل قابل استفاده است. امروزه سيستم هاي اطلاعاتي نقش اساسي در همه زمينه هاي  فعاليت يك سازمان ايفا مي كنند. توجه به سازمان‌هاي موفق نشان مي دهد كه همگي آنها به سيستم هاي اطلاعاتي جهت فعاليت روزانه شان مجهزند. چالش حقيقي كه سازمان‌ها با آن روبرو هستند، صرفاً به كارگيري سيستم هاي اطلاعاتي متكي به رايانه نيست، بلكه هدف اساسي استفاده اثربخش سيستم هاي اطلاعاتي در مديريت است. سيستم هاي اطلاعاتي كه به عنوان منبعي ارزشمند محسوب مي شوند، توانايي مديران و كاركنان را افزايش داده و امكان تحقق اثربخش اهــــداف سازمان را با بهره وري بالا موجب مي گردند.

مزاياي اتوماسيون بايگاني:
 مهمترين شرط كاربرد و استفاده از اتوماسيون در اكثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده ديگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت دركار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عمليات سازمان است كه اين امر احتياج به گسترش مجاري ارتباطات با سرعت بيشتر است. و سيستم مکانيره بايگاني موجب مي گردد كه مجاري ارتباطي كوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختيار مديران قرار گيرد.
به طوركلي، مزاياي كاربرد سيستم هاي اتوماسيون بايگاني به دو دسته مزاياي مستقيم و مزاياي غيرمستقيم تقسيم مي شود:

1 -  مزاياي مستقيم: اين مزايا عبارتند از: افزايش محصول يا بازده و صرفه جويي در وقت يا نيروي كــــــار. معمولاً اين مزايا كه قابل اندازه گيري بوده و ممكن است تاثير مستقيم و كوتاه مدت بر جريان نقدينگي داشته باشد عبارتند از:
الف) كنترل بهتر بر كار، به خاطر تقسيم كمتر نيروي كار؛
ب) تبديل اطلاعات از شكلي به شكلي ديگر كمتر صورت مي گيرد،
ج) فعاليتهاي غيرمولد كمتر مي شود؛
د) سازماندهي پرسنل بهتر انجام مي شود.

2 - مزاياي غيرمستقيم: اين مزايا غيركمي هستند و ممكن است ازطريق سودآوري و رشد در بلندمدت سازمان را غني سازند، اين مزايا عبارتند از:
الف) وابستگي كمتر به ادارات و واحدهاي ديگر؛
ب) نياز كمتر به تشريفات و كنترل جهت نظارت بر جريان كار بين واحدها؛
ج) به دليل افزايش اثربخشي كاركنان در انجام كارهــاي خاص، رضايت شغلي آنها افزايش مي يابد؛
د) به دليل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضايت مشتريان بيشتر مي شود؛
ه) رقابت بيشتر سازمانها ازطريق استفاده از منابع اطلاعــــــاتي و قابليت لازم براي عكس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.

امروزه مديريت برگردش پرونده‌هاي پرسنلي و همچنين مديريت زمان در سازمان ها و موسسات اقتصادي به كلي متحول شده است و استفاده ازروش هاي كند و مشكل ساز اداري غيرمكانيزه قابل قبول نمي باشد. حجم بالاي اطلاعات و مكاتبات و دسترسي كند ، مسئولين و مديران را كه به مديريت زمان در مجموعه تحت رهبري خود بها مي دهند، به سوي اتوماسيون بايگاني در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است .
اتوماسيون بايگاني ،بهترين ابزار براي رسيدن به راه كارهاي مفيد در جهت صرفه جويي زمان و استفاده بهينه از وقت در سازمان مي باشد . راه حل هاي مكانيزه به گردش پرونده‌هاي پرسنلي سازمان سرعت بخشيده و همچنين مديريت بر گردش پرونده‌ها را ميسرمي سازد.

مشكلات نظام بايگاني غيرمكانيزه:

وجود نظام بايگاني غيرمكانيزه درقسمت بايگاني سازمان ها باعث بروز مشكلاتي از قبيل زمان بر ، بودن چرخش پرونده و تحت كنترل نبودن گردش و نظارت برچرخه پرونده‌ها و ... مي شود . ذيلاً به رئوس اين مشكلات اشاره مي گردد:

ويژگي‌هاي سيستم مکانيزه بايگاني (اتوماسيون بايگاني):

1- امكان ذخيره نمودن يك پرونده با تعداد صفحات نا محدود .
2- امكان اصلاح،حذف و اضافه نمودن بين صفحات .
3- امكان دسته بندي اسناد بر اساس موضوع .
4- امكان تعريف فيلدهاي اطلاعاتي بصورت پارامتري و جستجو بر اساس فيلدهاي تعريف شده .
5- دسته بندي پرونده‌ها بصورت عادي، محرمانه و ....
6- امكان دسترسي به پرونده با شماره پرونده، كد پرسنلي، نام و نام خانوادگي و ساير فيلدهاي تعريف شده.
7- امكان ايجاد محدوديت در چاپ اسناد .
8- امكان طراحي گزارش .
9- تعريف كاربر با سطح دسترسي هاي مختلف .
10- گزارش تغييرات انجام شده توسط كاربر .
11- امكان جستجوي قوي بر اساس كليه مشخصات وارد شده در هر سند از اسناد و مدارك.
12-  امكان فيلتر كردن بر اساس داده هاي موردنياز.
13-  امكان مرتبط كردن انواع اسناد و مدارك به يكديگر.
14-  امكان اسكن كردن پرونده‌هاي پرسنلي از داخل خود نرم افزار.
15-  امكان چاپ هر پرونده.
16-  بزرگنمايي پرونده‌ها.
17-  راهنماي قوي و كاربري آسان با نرم افزار.
18-  امكان تعريف كاربران متعدد و تعريف سطح دسترسي مختص به هر كاربر.
19-  تنظيمات فني و كاربري بسيار قوي.
20-  گرفتن نسخه پشتيبان به صورت اتوماتيك.
21-   متمركز نمودن امور بايگاني.
22-  افزايش سرعت انتقال پرونده‌ها و ارتباط متقابل واحدها.
23-  سهولت دسترسي به كليه اطلاعات و سوابق بر اساس طبقه بندي از پيش تعيين شده .
24- كاهش حجم تبادل فيزيکي پرونده‌هاي پرسنلي بين واحدها.
25-  ماندگاري بيشتر کاغذها در پرونده‌هاي پرسنلي در بايگاني.
26-  تسريع در انجام فعاليتها و كاهش مراحل و زمان انجام كارها .
27-  مديريت هماهنگ سيستم در بايگاني‌هاي جاري و راکد.
28-  امانت‌دهي يک پرونده به طور همزمان به چند واحد مختلف.
29-  کنترل دسترسي کاربران واحدها به پرونده‌ها و حتي به تعداد صفحات قابل مشاهده در پرونده‌ها.
30-  قابليت امانت‌دهي يک پرونده در يک بازه زماني مشخص و قابل تنظيم.
31-  امکان بازپس‌گيري پرونده‌ي به امانت داده شده بطور اتوماتيک (قابل تنظيم).
32-  قابليت تعريف سطح دسترسي واحدهاي مختلف به هر يک از بخش‌ها و جزئيات پرونده‌ها.

 

لف) مشخصات فني

• قابليت اجرا تحت انواع شبكه بدون محدوديت تعداد كاربر.
• قابليت اجراي برنامه از طريق خط تلفن و مودم (Remote Access) از هر نقطه از دنيا.
• معماري Client/Server
  توسط اين معماري، برنامه قابليت اجراي موثر با سرعت بالا در شبكه را بدون تاثيرپذيري محسوس از تعداد زياد كاربراني كه به طور همزمان از برنامه استفاده مي‌كنند، دارا مي‌باشد.
• استفاده از پايگاه داده قدرتمند MS SQL-Server 2005
  با تكيه بر قابليت‌هاي فراوان و قدرتمند برترين مدير پايگاه داده جهان (محصول شركت معظم مايكروسافت) امنيت داده‌ها، سطوح چندلايه امنيتي دسترسي و تغيير داده‌ها و سرعت دستيابي به آنها از هر لحاظ تضمين گرديده است.
• توسعه توسط زبان برنامه‌نويسي C# .NET.
• محيط كاربرپسند و آسان با قابليت‌هاي فراوان جهت ايجاد سهولت و بهره‌برداري آسان و دلپذير.

ب) مشخصات كاربردي

• انجام امور عادی دبيرخانه شامل ثبت كليه مكاتبات و ارتباطات.
• انجام امور عادی بايگانی شامل بازيابی كليه مكاتبات و ارتباطات.
• انجام امور عادی اتوماسيون اداری شامل گردش نامه‌ها و ارجاع و پاسخ به نامه‌ها.
• ايجاد، رويت و چاپ نامه‌ها و طبقه بندي آن‌ها بر اساس نوع نامه.
• ثبت آسان كليه نامه هاي وارده ، صادره ، داخلي.
• ثبت مشخصات ثبت كننده نامه و در نتيجه ارائه گزارش كاركرد پرسنل توسط سيستم.
• ثبت همزمان نامه‌ها از طريق ترمينالهاي گوناگون بدون ايجاد مشكل در تسلسل شماره نامه‌ها.
• امكان ذخيره‌ی پيوست‌های نامه با حجم‌های نامحدود.
• امكان ذخيره‌ی پيوست‌های نامه با فرمت‌هاي مختلف (حتي CD image).
• توليد خودكار شماره ثبت و شماره نامه با فرمتهاي گوناگون براساس تعريف مدير سيستم و به تفكيك نوع نامه.
• جستجو و يافتن نامه‌ها با داشتن كمترين اطلاعات از محتوای آن‌ها.
• جستجو براساس تاريخ ثبت ، فرستنده ، گيرنده ، نوع نامه ، شماره‌ی نامه و ....
• امكان ثبت مشخصات اشخاص حقيقي و حقوقي در بانك اطلاعاتي فرستندگان و گيرندگان.
• امكان ورود اطلاعات نمودار سازمانی و مديريت آسان كاربران و واحد‌های سازمان
• امكان ثبت مشخصات كاربران و پرسنل داخل سازمان به تفكيك واحد‌های سازمانی
  امكان تعريف مجوزهای گوناگون برای كاربران، اعمال سطوح امنيتي و كنترل‌حوزه دسترسي كاربران به اطلاعات.
• امكان دسته‌بندی و طبقه‌بندی شخصی نامه‌ها در دو لايه‌ی مختلف و گرو‌های نامحدود مستقل از نوع و گروه ارسالی
• امكان تعريف روش‌های خودكار دسته‌بندی شخصی نامه‌ها بر اساس فرد ارسال كننده، نوع ارسال، و ...
• امكان به اشتراك گذاری كارتابل به صورت جزء يا كل با مشخص كردن سطح دسترس‍ی براي كاربر مورد نظر
• امكان تعريف جملات و عبارات كليدی در گروه‌های مختلف برای استفاده‌ی آسان و سريع به تعداد نامحدود
• امكان ايجاد نامه‌های پيش فرض (Template) برای نامه‌نگاری آسان و سريع در گروه‌های مختلف و تعداد نامحدود.
• امكان استفاده از قلم نوری حتی در متن نامه.
• امكان ايجاد و ارسال آسان نامه بدون استفاده از صفحه‌ی كليد (فقط با كمك قلم نوری)
• امكان استفاده از اسكنر در متن نامه يا به عنوان پيوست.
• متمايز كردن نامه‌هاي خوانده شده از خوانده نشده.
• هشدار دريافت نامه، سررسيد زمان پاسخ و ... (حتی بدون باز كردن برنامه)
• سيستم يادآوری كارها (شخصی، مرتبط با نامه‌ها، عمومی و ...) (حتی بدون باز كردن برنامه

امروزه ارتباطات و مكاتبات اداري در سازمان‌ها و موسسات اقتصادي به كلي متحول شده است و ديگر فرايندهاي كند و زمان‌بر اداري پذيرفتني نيست. بر اين اساس، ضرورت دارد تا ابزاري فراهم شود كه با بهره‌گيري از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرايندهاي اداري و پاسخ‌گويي به موقع به آنها پرداخت. بدين منظور، استفاده از سيستم اتوماسيون اداري به عنوان روشي نوين، از سويي به جريان كار سرعت مي بخشد و از سوي ديگر، با جمع آوري اطلاعات مجموعه‌ي فعاليت‌هاي سازمان و طبقه‌بندي آنها، بستر مناسبي را براي سرعت بخشيدن به امور روزمره فـراهم مي سازد. نرم‌افزار اتوماسيون اداري، ابزاري است كه براي اين منظور تهيه شده است و مي‌تواند پاسخ‌گوي بخش‌هاي عمده‌اي از نياز مديران براي راهبري فرايندهاي اداري سازمان ‌باشد. در حقيقت، اين نرم‌افزار به همراه مشاوره و همكاري كارشناسان متخصص پياده‌سازي اين سيستم، به گردش مكاتبات و مستندات سازمان سامان مي‌بخشد و با حركت به سمت حذف كاغذ از ساز و كار اداري و در نتيجه حركت به سوي سازمان‌هاي چابك، موجبات صرفه‌جويي در زمان و برطرف كردن مشكلات ناشي از به كارگيري شيوه‌هاي قديمي نظام اداري در سازمان‌ها را فراهم مي‌سازد. اتوماسيون اداري مكانيزمي است در راستاي بهبود بهره وري سازمان از طريق اعمال مديريت اثر بخش و كارا بر مجموعه فعاليتهاي سازمان با بهره گيري از :

- گردش الكترونيكي مكاتبات در سطح سازمان - جستجوي آسان در اطلاعات ذخيره شده - حذف  كاغذ از چرخه مكاتبات اداري - اعمال كنترل مناسب بر كاربران - ثبت و نگهداري بهينه اطلاعات - بهبود ارتباطات درون سازماني

برخي از مهمترين مشكلات متعارف سازمانها كه ناشي از عدم بهره گيري مناسب از سيستم هاي اتوماسيون اداري مي باشد عبارتند از :

- عدم امكان اطلاع رساني سريع و صحيح به كاركنان و مراجعان - زمان بر بودن دسترسي به اسناد و مكاتبات ذخيره شده - زمان بر بودن چرخه توليد ، توزيع و بايگاني اسناد - نامناسب بودن سيستم كنترل و نظارت سازمان - عدم امكان پيگيري صحيح كارها

دستاوردهاي بكارگيري سيستم هاي نوين اتوماسيون اداري :

- امکان انجام کارهاي اداري در خارج از محل کار و در هر زمان - کاهش فعاليت هاي غير مولد مانند بايگاني فيزيکي اسناد و . . . - نگهداري سوابق عمليات در حجم کمتر،ايمني بالا ومراجعه آسان - قابليت توليد گزارش هاي مورد نياز به همراه نمودارهاي متعدد - کاهش کارهاي مسئولان دفاتر، منشي ها، تايپيست ها - امکان پيگيري تلفني کارها در هر مكان و هر زمان - اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندي شده - دقت در انجام عمليات و  ثبت تمامي امور - حذف کامل کاغذ از فرايند انجام کارها - رديابي امور و  پيگيري به موقع مراحل کار - سهولت و  سرعت در گردش عمليات - امنيت بالا در نگهداري از اسناد

- تعريف سازمان و تشكيلات، مشاغل و پست‌هاي سازماني

- معرفي طرف مكاتبات (اشخاص و شركت‌ها)

- تعيین حقوق دسترسي كاربران

- ثبت نامه شامل نامه های وارده ، صادره و داخلی

- امکان  ثبت مشخصات نامه وارده شامل مشخصات فرستنده و گیرنده نامه

- امکان ضمیمه کردن نامه های مرتبط  به یک نامه

- امکان ثبت پيوستهای نامه

- امکان تعیین اولویت برای نامه جهت اقدام

- امکان ثبت ارجاعات در یک نامه به هر تعداد به همراه ثبت تاريخ و ساعت ارجاع  و تعیین نوع ارجاع (مرتبط و یا غیرمرتبط با نامه)

- امکان ايجاد ارتباط مابين نامه ها

- امکان الصاق انواع ضمائم و پيوستها

- ثبت مستند شامل سند مالی ، قرارداد ، صورتجلسه

- الحاق فایل ورد و اکسل به نامه

- تعيين اصل ، کپی ، نمابر يا رونوشت  بودن نامه

- ارسال نامه بين کاربران داخلي سازمان

- ثبت مشخصات نامه‌هاي صادره و ضمیمه کردن تصویر نامه صادره

- طبقه بندي مكاتبات بر حسب موضوع و قراردادن نامه‌ها در پرونده‌‌هاي شخصي

- تعريف و گروه‌بندی پرونده‌های عمومی ، موضوعات نامه‌ها و بايگانی

- توزيع نامه از طريق کارتابل در داخل سازمان به کاربران تعريف شده

- طبقه‌بندی شخصی مکاتبات دريافت شده توسط هر گيرنده و تشکيل پرونده‌های شخصی

- ايجاد مکاتبات داخلی در سيستم به منظور ارجاع كار به ديگران يا پاسخ به کار ارجاع شده

- ارجاع كار توسط يك پست سازماني براي پست‌‌هاي ديگر و تعیین اولویت جهت اقدام

- مشخص بودن زمان ثبت نامه و ثبت ارجاع

- تنظیم تعداد نامه های موجود در هر صفحه كارتابل و مرتب سازی نامه ها بر اساس اولویت ، شماره نامه و یا تاریخ

- ارسال نامه به گيرندگان مختلف

- پيوست (ضميمه کردن مستندات)

- تغییر رمز عبور

- جستجوی نامه بر اساس شماره نامه و یا کلمات موجود در موضوع نامه

- ثبت تلفن و مشخصات افراد

- جستجو در دفترچه تلفن

- راهنمای استفاده از برنامه